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PERCORSO FORMATIVO PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLA SEGRETERIA SCOLASTICA

La Segreteria Digitale è un progetto innovativo che si propone come obiettivo la dematerializzazione della segreteria scolastica nel pieno rispetto delle norme, semplificando la gestione della pubblicazione obbligatoria sui siti internet dei documenti e delle attività della scuola stessa.
Consente inoltre di conservare digitalmente, cioè sostituire i documenti cartacei, che per legge la scuola è tenuta a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

 

Cosa deve avere una segreteria DIGITALE:

PASSOCOMPETENZEFORMAZIONE
1 AVERE INFRASTRUTTURE ED ATTREZZATURE ADEGUATE AREA TEMATICA 1 - MODULO 1 = Verifica infrastrutture/attrezzature
2 AVERE PERSONALE CON COMPETENZE INFORMATICHE AREA TEMATICA 1 - MODULO 2 = Competenze informatiche
3 ESSERE IN GRADO DI DEMATERIALIZZAZIONE, GESTIRE, CONSERVARE DOCUMENTI DIGITALIZZATI E COMUNICAZIONI CON PIENA VALIDITÀ LEGALE AREA TEMATICA 2 - Dematerializzazione
4 OTTEMPERARE AGLI OBBLIGHI DI LEGGE PUBBLICANDO ONLINE SECONDO LE NORMATIVE DI PUBBLICITÀ, TRASPARENZA E DIFFUSIONE DI INFORMAZIONI AREA TEMATICA 2 - Pubblicazione online
5 UTILIZZARE UN SOFTWARE GESTIONALE CAPACE DI SNELLIRE LE ATTIVITÀ DI LAVORO QUOTIDIANE DELLA SEGRETERIA AREA TEMATICA 3 - MODULO 1/2= Utilizzo Segreteria Digitale Sissi/Argo/Axios/Spaggiari-InfoSchool

Il vostro Sistema di gestione documentale consente di:

  • Archiviare i documenti in fascicoli elettronici (secondo quanto disposto dall’art.41 del CAD e dall’art. 13 del DPCM 13 novembre 2014 sul documento informatico)?
  • Gestire in automatico i doc. ricevuti via PEC e l’archiviazione delle ricevute PEC d’invio e consegna?
  • Firmare digitalmente un documento?
  • E’ integrato con un sistema di conservazione dei documenti informatici?
  • Il sistema di conservazione è certificato e accreditato presso AgiD ?
  • L’archiviazione e la Conservazione poggiano su server di diretta proprietà di chi vi offre questi servizi?

ll vostro sistema di protocollo garantisce:

  • Il tracciamento di qualsiasi azione di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione dell’autore che ha effettuato la modifica?
  • Immodificabilità dei seguenti elementi: data, numero di protocollo, mittente o destinatario, allegati, descrizione degli allegati e oggetto, una volta registrato il documento a protocollo?
  • L’individuazione di ciascun documento registrato tramite l’assegnazione del numero progressivo di protocollo, la data, l’identificazione dell’amministrazione?
  • E attiva una profilatura utenti basata su credenziali assegnate ad ogni persona abilitata (esempio credenziali accesso al SIDI)?
  • Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata successiva la giornata lavorativa al sistema di conservazione?


SE LA MAGGIOR PARTE DELLE RISPOSTE SONO NEGATIVE,

NON PERDERTI LA NOSTRA PROPOSTA!


A tale scopo la nostra azienda propone la formazione e la consulenza ideale, a disposizione degli Istituti Scolastici di ogni ordine e grado, che permette al personale di ottemperare agli obblighi di legge e di snellire enormemente le attività di lavoro quotidiane della segreteria, utili a renderla DIGITALE.

OFFERTA PERCORSO FORMATIVO

AREA TEMATICA 1 MODULO 1 - Competenze informatiche

  • Verifica delle competenze informatiche del personale di segreteria
  • Percorso formativo sull’informatica di base, per formare un Operatore del Computer capace di gestire un ufficio informatizzato e quindi utilizzo del pc, conoscenza del sistema operativo e utilizzo degli applicativi indispensabili come: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Pdf, Browser Web, Archivi compressi, software Agenzia delle Entrate, altri software.

AREA TEMATICA 1 MODULO 2 - Verifica infrastrutture/attrezzature

  • Verifica delle infrastrutture (adsl, cablaggi, sicurezza, sistemi di backup) ed attrezzature utilizzate (server, pc, router, nas, scanner, stampanti, ecc.)
  • Creazione mappa informatica e verifica delle certificazioni idonee
  • Ottimizzazione ed implementazione dalle attrezzature indispensabili
  • Utilizzo funzionale ed ottimale delle attrezzature di lavoro disponibili

AREA TEMATICA 2 MODULO 1 - Dematerializzazione

  • Tecniche di digitalizzazione documentale, per acquisire correttamente i documenti cartacei ed effettuare un efficace dematerializzazione
  • Tecniche di archiviazione, per custodire in digitale qualsiasi tipo di documento informatico (fiscale, amministrativo ed altri) garantendo conformità alla norma vigente
  • Tecniche di trasmissione di dati
  • Generazione di documenti che rispondono ai requisiti necessari di autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, come previsto dalle normative vigenti

AREA TEMATICA 2 MODULO 2 - PUBBLICAZIONE ONLINE

  • Tecniche di pubblicazione per documenti online
  • Linee guida recanti indicazioni sull’attuazione degli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni contenute nel d.lgs. 33/2013 come modificato dal d.lgs. 97/2016, per pubblicazione atti online su “AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE”, “ALBO ONLINE” ed “ANAC (ex AVCP)”

AREA TEMATICA 3 MODULO 1 – Avvio di Segreteria Digitale

Formazione per utilizzo del software Segreteria Digitale per rendere operativo il personale di segreteria nell’utilizzo del portale Axios nell’area interessata:

  • impostazione programma
  • utenti, importazione e creazione
  • autorizzazioni utenti
  • profilatura, esportazione anagrafiche

Si invieranno le schede riassuntive sugli argomenti trattati, le specifiche delle caratteristiche dei formati dei moduli oggetto dello Sportello Digitale e un layout per l’indicazione dei procedimenti in uso.
Ovviamente ci fornirete alcuni modelli di modulistica e alcune tipologie di procedimenti in modo che si possano configurare in segreteria digitale e possano rappresentare per Voi guida per la realizzazione di tutti i moduli e procedimenti in uso nel Vostro Istituto. In particolare imparerete a gestire:

  • tipologie documento, procedimenti standard, procedimenti complessi, fascicoli elettronici, esempi, pratica e analisi della situazione (archivistica) della scuola
  • estrazione di modelli di procedure in uso presso il Vostro Istituto
  • configurazione email istituzionale e Pec
  • acquisizione email, definizione compiti e assegnazione diritti
  • gestione Messaggistica Interna di Segreteria digitale

Si procederà nell’immediato ad avviare la Procedura di estrazione e invio del protocollo giornaliero in conservazione a norma e di tutto quello che ne consegue.
In seguito si formerà il personale addetto all’utilizzo dell'Albo on line e dell'Amministrazione Trasparente Axios e della pubblicazione dati dal Protocollo; si vedrà l’utilizzo del nuovo Titolario ministeriale: presente e futuro dell'applicazione. Tecniche di pubblicazione per documenti online.

AREA TEMATICA 3 MODULO 2 – Sistema procedurale e gestione di Segreteria Digitale

La prima parte del modulo prevede la configurazione della Segreteria Digitale sulla base del Vostro sistema procedurale e modello organizzativo.
In questo modo le istruzioni che saranno date, durante l’ulteriore incontro formativo, relative al funzionamento e alla configurazione del sistema vi saranno più chiare e comprensibili.
La seconda parte del modulo prevede l’avvio operativo dei procedimenti concordati e la visione dell’effettivo flusso documentale congiuntamente a una fase di formazione operativa.
Ciò significa che il Vostro sistema sarà predisposto affinché Voi possiate procedere nell’uso della piattaforma in modo autonomo.
Per un più consapevole ed efficace utilizzo del sistema di gestione documentale, la formazione non riguarderà solo istruzioni sull’utilizzo e la configurazione di Segreteria Digitale, ma anche le regole base relative a:

  • la formazione dei documenti informatici
  • i formati dei file
  • le modalità di salvataggio dei file
  • la pubblicazione sul sito istituzionale
  • i criteri di archiviazione e di ricerca
  • la gestione dei flussi documentali
  • i procedimenti amministrativi

In particolare imparerete a gestire funzione base di Sportello Digitale per gli esterni (docenti, genitori, ecc.), e quelle avanzate:

  • compilazione on line delle istanze per Sportello Digitale
  • creazione e assegnazione istanze per Sportello Digitale
  • firma digitale, esempi e esercitazioni
  • timbro digitale, esempi e esercitazioni


 

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